便利なエクセル知識

【エクセル】Excel関数「If」と「Countif」を丁寧に説明

投稿日:

こんにちは。ユタカニです。

普段仕事でエクセルを使っていますが、一度仕組みが分かれば作業がどんどん楽になります。

本日は、エクセルの関数の中でも万能と言われる「if」と「Countif」について紹介したいと思います。

エクセルの用語や、基本操作を確認したい方は前回の記事をぜひご覧ください。

前回記事:

エクセル関数の「If」

Ifは英語で「もしも~なら」という意味で、エクセルでは条件を設定するときに使用します。

条件を設定とは例えば、「値段が100円より高かったら教えてよ」とか、「数字が同じものだけ教えてよ」といったものです。

どんな時に役立つか、具体例で確認します。(会社で作りそうな表にしてみました。)

例:文房具発注表

文房具の発注表ですが、ある時、「月の予算オーバーしてる文房具が、自動ですぐ分かるようにならないかな?」と思い立ちます。

上図でいえば、E列とF列を見ればいいですが、そこは単純な例だからですよね。

もし何百何千とある文房具のなかで、予算を超えたものだけ一瞬で分かるようにするには、どうすればいいのでしょうか?

ここで役立つのが「IF」です。まず先ほど書いた通り、自分はどんな「条件」を望むのかを整理します。

上図での希望の条件

  • E列の金額がF列より大きくなっているものを識別したい

となりますね。~より大きくなるは、不等号(>=)が使えます。先頭のセルを例にとると、

=E2>F2
(E2セルの額がF2セルより大きくなる)

となれば予算を超えたか分かります。これがIfの大元になる条件です。

後は、エクセルの説明に従ってこの条件に、Ifをくっつけるだけです。

IFの使い方:

  1. どんな条件が良いのか特定する(今やった部分です)
  2. 条件の結果を出したいセルに「=if()」と入れる
  3. エクセルの案内に従って入力し、希望の条件は1.の内容を反映する
  4. Enterキーを押すと自動的に結果が反映される

では、2.以降やってみましょう。

上図のG2セルに条件結果が出ればいいので、ここに、上記2.に書いた文字を入れます。

すると直後にエクセルはこうなります。

 

G2セルのすぐ下に、このような表示が出たと思います。

これはエクセルの案内表示で、「次はこんな風に入れてくださいね。」という説明になります。

でも、これだけだとよくわからないですよね、さらにかみ砕くとこんな感じです。

エクセルの案内表示の意味(Ifの場合):

=IF(論理式,[真の場合],[偽の場合]

  • 論理式=条件設定(今回の例だとE2>F2のこと)
  • [真の場合]=条件設定に該当する場合、どんな表示をするか?
  • [偽の場合]=条件設定に該当しない場合、どんな表示をするか?

さて、このルールに従って以下のように入れてみました。

 

条件式は先ほどの通りで、真の場合は予算を超えた場合なので、日本語で「予算超」、偽の場合とは、予算内のことなので、「予算内」と出すとしています。

ちなみに、表示させるものが日本語の場合、前後に""を入れて文字を挟み込んでください。

これで準備万端です。Enterキーを押してみてください!

無事、ペンの条件結果が出ました。予算10,000円で実際は9,600円ですから予算内で合ってますね。

最後に、「前回の記事で説明した基本操作」の通り、上図右端の緑枠の右下にマウスを合わせて下に”引っ張って”みてください!

無事、予算内と予算超の文房具を識別できるようになりました。

こうすれば、予算を超えたかどうかはG列だけを見ればよく、数字を見比べる手間がなくなります。

Excelが数字の見比べから結果の反映までを自動でやってくれます。表計算ソフトというだけあって有能ですね。

エクセル関数の「Countif」

 

次はCountifです。「If」と「Count(数を数える)」という単語が合体していて、意味もそのまま、「特定の条件に合う項目数を数え上げる」という意味になります。

先ほどの文房具の例を使ってみましょう。

 

G列でIfを使って予算を超えている文房具がどれかがわかりましたが、「全体で予算を超えている文房具は何個あるんだろう?」と調べることになりました。

黄色にしたセルにいれる関数は、特定の条件(予算を超えた)で項目数を数える、まさにCountifになります。

Ifのときと同じように、Countifも順に入れてみましょう。

=Countif()

と入力すると案内表示がでてきます。

詳しく説明するとこんな感じです。

 

エクセルの案内表示の意味(Countifの場合):

=Countif(範囲,検索条件]

  • 範囲=数を数える範囲を決めます(今回の例だとG2:G11)
  • 検索条件=数を数える条件(今回は「予算超」と出てるものの数を数えます。)

先ほどIfで仕組みがわかっているので、今回はやや簡単ですね。

それでは、上記に倣って以下のように入れましょう。

Enterキーを押してください。

最終行は合計ですから、除きます。予算を超えた文房具は3つという事がすぐわかりました。

本日ご紹介した、IfとCountifを組み合わせればこの仕組みがわかれば、たとえ、何千個の文房具の表であろうと、条件さえしっかり決まっていれば算出するのは数秒です。

エクセルの得意な作業について、疑問がすっきりしたら嬉しいです。

まとめ

 

本日の内容まとめです。

  • エクセルの「If]は特定の条件結果を反映させる関数である
  • 公式の一部を入れると、後はエクセルが案内表示をしてくれる
  • 「Countif」は、特定の条件に合った項目数をすぐに算出してくれる
  • IfとCountifを組み合わせると、膨大な表でも条件にあった項目数がすぐわかる

ぜひいろいろな表づくりで試してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました!




-便利なエクセル知識

Copyright© 豊かに!サラリーマン , 2020 All Rights Reserved Powered by STINGER.